Standardisierte Datenerfassung in Excel mit Office Scripts

Standardisiere deine Eingaben, prüfe Pflichtfelder automatisch und speichere neue Datensätze mit nur einem Klick.

SWSkript – Datenerfassung unterstützt dich dabei, wiederkehrende Dateneingaben innerhalb von Excel einheitlich und effizient umzusetzen.

Das enthaltene Office Script übernimmt die Werte aus definierten Eingabezellen und speichert sie automatisiert in einer strukturierten Excel-Tabelle. Dabei werden festgelegte Pflichtfelder geprüft, eine ID im GUID-Format erzeugt und automatisch ein Anlagedatum ergänzt.

Nach erfolgreicher Speicherung werden die Eingabefelder geleert und für die Erfassung des nächsten Datensatzes vorbereitet.

Dadurch entsteht ein standardisierter Datenerfassungsprozess, der wiederkehrende Eingaben vereinfacht, Fehlerquellen reduziert und eine konsistente Datenstruktur unterstützt.

Das Produkt eignet sich besonders für Anwender, die regelmäßig Stammdaten, Kundeninformationen, Lieferantendaten, Projektdaten oder andere strukturierte Datensätze innerhalb von Excel erfassen.

Funktionen

Das enthaltene Office Script bietet folgende Funktionen:

• Erfassung von Dateneingaben über definierte Excel-Zellen
• automatische Prüfung festgelegter Pflichtfelder
• automatische Erzeugung einer ID im GUID-Format
• automatische Ergänzung des Anlagedatums
• Speicherung neuer Datensätze in einer strukturierten Excel-Tabelle
• gezielte Verarbeitung definierter Eingaben als Text
• Erhalt führender Nullen bei Postleitzahlen und anderen Textwerten
• Ausgabe von Statusmeldungen bei erfolgreichen oder fehlerhaften Eingaben
• automatisches Leeren der Eingabefelder nach erfolgreicher Speicherung
• Zurücksetzen der Cursorposition für die nächste Eingabe
• Unterstützung standardisierter Datenerfassungsprozesse

Für wen eignet sich das Produkt?

SWSkript – Datenerfassung eignet sich besonders für wiederkehrende Dateneingaben und standardisierte Erfassungsprozesse innerhalb von Microsoft 365.

Besonders hilfreich ist die Lösung, wenn du regelmäßig:

• Kundenstammdaten erfasst
• Lieferanteninformationen verwaltest
• Projekt- oder Kontaktdaten pflegst
• Produkt- oder Artikeldaten erfasst
• Eingaben aus definierten Excel-Zellen strukturiert speichern möchtest
• manuelle Datenerfassungsprozesse vereinheitlichen möchtest
• Pflichtfelder vor der Speicherung automatisch prüfen möchtest

Anpassbar an deine Datenstrukturen

Die enthaltene Lösung basiert auf einer praxisnahen Beispielstruktur und kann an eigene Eingabebereiche, Tabellen und Datenerfassungsprozesse angepasst werden.

Wichtige Konfigurationsbereiche wie Tabellenname, Eingabefelder, Pflichtfelder, Textfelder, Statusmeldungen und Startpositionen sind zentral im Script aufgebaut und können flexibel geändert werden.

Dadurch eignet sich das Produkt nicht nur als direkt einsetzbare Automatisierungslösung, sondern auch als Grundlage für eigene Office-Script-Prozesse und individuelle Erweiterungen.

Die erforderlichen Tabellennamen, Eingabezellen und Konfigurationsbereiche sind in der mitgelieferten Dokumentation beschrieben.

Enthaltene Dateien

• Office Script (.osts)
• Textversion des Scripts
• Beispielarbeitsmappe
• ausführliche Produktdokumentation
• README-Datei

Voraussetzungen

Für die Nutzung wird eine Microsoft-365-Lizenz mit Unterstützung für Office Scripts benötigt.

Office Scripts müssen in deiner Microsoft-365-Umgebung verfügbar und gegebenenfalls durch den Administrator freigegeben sein. Die Verwendung einer aktuellen Excel-Version beziehungsweise von Excel im Browser wird empfohlen.

Für die Ausführung in Excel im Browser sollte die Arbeitsmappe in einer unterstützten OneDrive- oder SharePoint-Umgebung gespeichert werden.

Lizenz

Die Lizenz ist eine personenbezogene Einzellizenz und berechtigt eine natürliche Person zur internen Nutzung und Anpassung des Office Scripts.

Die Nutzung auf mehreren Geräten ist zulässig, sofern das Produkt ausschließlich durch die lizenzierte Person verwendet wird. Wird die Lizenz durch ein Unternehmen erworben, darf eine Person innerhalb dieses Unternehmens das Produkt nutzen. Für jede weitere nutzende Person ist eine zusätzliche Lizenz erforderlich.

Nicht gestattet sind die Weitergabe, Veröffentlichung, der Weiterverkauf oder die Bereitstellung des Scripts, der Dokumentation oder der mitgelieferten Dateien an andere Personen, Unternehmen, Organisationen oder externe Dritte.

Rechtlich eigenständige Unternehmen benötigen jeweils eine eigene Lizenz. Dies gilt auch für verbundene Unternehmen, Tochtergesellschaften und Kunden.

Smart Work Process

Smart Work Process ist ein Produkt- und Markenbereich von F&D Smart Work Solutions.

Der Fokus liegt auf strukturierten, standardisierten und automatisierten Excel-Prozessen mit dem Ziel, wiederkehrende Arbeitsschritte zu reduzieren und wertvolle Lebenszeit durch effizientere Abläufe zurückzugewinnen.